Teilnehmermanagement: Worauf muss man bezgl. DSGVO achten? (Teilnehmerdaten)

DSGVO – Schutz der Teilnehmerdaten bei Events unbedingt beachten!

Die neuen gesetzlichen Vorschriften der DSGVO haben in allen Wirtschaftsbereichen große Auswirkungen. Dabei geht es auch immer um den Schutz von sensiblen Daten, daher ist es auch für Event-Veranstalter unverzichtbar, sensibel und gesetzeskonform mit den Teilnehmerdaten umzugehen. dabei sind wichtige Punkte zu beachten, um Strafen uns Sanktionen bei Verstößen zu vermeiden. Nachfolgend finden Sie dazu wichtige Tipps:

Teilnehmer genau über die Datennutzung und -erhebung informieren

Zunächst müssen Sie alle Teilnehmer Ihres Events sehr ausführlich und umfassend darüber informieren, welche Daten Sie von Ihnen erheben und verarbeiten. Darüber hinaus müssen Sie auch die Rechtsgrundlage nennen, auf deren Grundlage diese Datenerhebung erfolgt. Außerdem müssen Sie auch eine Stelle und Kontaktmöglichkeiten nennen, wo die Teilnehmer der Speicherung und Nutzung und Verarbeitung ihrer Daten widersprechen können. Auch den Zweck und Umfang der Datennutzung müssen Sie nennen. Weiterhin müssen Sie Angaben machen, wie lange die Daten gespeichert bleiben und ob diese weitergegeben werden. Dafür müssen Sie den Teilnehmern entweder ein extra Datenschutz Dokument aushändigen oder die Information auf der für die Anmeldung genutzten Webseite veröffentlichen. Am besten nutzt man hier eine Software für Teilnehmermanagement.

Gewinnspiele – es gilt die DSGVO

Auch wenn Sie Gewinnspiele und Verlosungen veranstalten, müssen Sie alle Teilnehmer über die genauen Datenerhebungen und Speicherungen und die Lösch- und Widerspruchsmöglichkeiten informieren. Dass die Teilnehmer durch den möglichen Gewinn einen Vorteil haben, hat nicht den Nebeneffekt, dass diese Einschränkungen ihrer Datenschutzrechte hinnehmen müssen. Auch müssen Sie klare Löschtermine und -Fristen benennen.

Auch Subunternehmen müssen DSGVO beachten

Wenn Sie als Event-Veranstalter mit Sub-Unternehmern zusammenarbeiten, die von Ihnen sensible Teilnehmerdaten erhalten, müssen Sie auch mit den Sub-Unternehmern und Auftragnehmern rechtssichere Vereinbarungen schließen, in denen sich diese verbindlich verpflichten, ebenfalls alle Bestimmungen der DSGVO in Bezug auf die sensiblen Teilnehmerdaten einzuhalten.

Einladungen zu Folge Events zulässig?

Wenn Sie nach einem Event die Teilnehmer zu weiteren Events einladen, ist es wichtig zu prüfen, ob sich diese mit der Nutzung ihrer Daten für weitere Werbemaßnahmen und damit auch zur Speicherung einverstanden erklärt haben. Wenn dieses nicht der Fall ist, so dürfen Sie auch keine Folge-Einladungen versenden und die bekannten Kommunikationswege mit ehemaligen Teilnehmern nicht nutzen. Dabei ist es auch unerheblich, ob es sich um kostenlose oder kostenpflichtige Events handelt. Eine Ausnahme stellen hier die Beziehungen zu Kunden dar. Wenn zwischen Ihnen und einem Event-Teilnehmer eine Kundenbeziehung besteht, dürfen Sie im Rahmen dieser Kundenbeziehung auch Werbemaßnahmen treffen. Hier wäre also der Kontakt mit dem Teilnehmer und die Werbung für eine neues Event sogar nach der DSGVO zulässig.